वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए आवश्यक उपकरणों में कैप्चर डिवाइस और आउटपुट डिवाइस शामिल हैं। कैप्चर डिवाइस वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की नींव हैं, उनका प्राथमिक कार्य वीडियो, ऑडियो और डेटा कैप्चर करना है। ऑडियो कैप्चर उपकरणों में हेडसेट, गोज़नेक दिशात्मक माइक्रोफोन और सर्वदिशात्मक माइक्रोफोन जैसे माइक्रोफोन शामिल हैं, जिन्हें कमरे के आकार और बैठक के प्रकार के आधार पर चुना जा सकता है। वीडियो कैप्चर उपकरणों में कैमरे और पैन/टिल्ट कैमरे शामिल हैं, पहला कम परिभाषा वाले वीडियो के लिए उपयुक्त है और दूसरा उच्च परिभाषा छवि कैप्चर प्रदान करता है। इसके अतिरिक्त, मीटिंग से अन्य डेटा एकत्र करने के लिए डेटा कैप्चर डिवाइस का उपयोग किया जाता है।
आउटपुट डिवाइस, जैसे वीडियो और ऑडियो आउटपुट डिवाइस, प्रतिभागियों को कैप्चर किए गए डेटा को प्रस्तुत करने के लिए जिम्मेदार हैं। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेबैक डिवाइस, जैसा कि नाम से पता चलता है, डेटा प्रस्तुत करने के लिए उपयोग किए जाने वाले डिवाइस हैं। इस प्रकार के उपकरणों में, ऑडियो प्लेबैक डिवाइस विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं और इसमें स्पीकर और एम्पलीफायर शामिल हैं। आउटपुट डिवाइस का चयन करते समय कमरे के आकार पर विचार किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक बड़ा कमरा एम्पलीफायर और स्पीकर के लिए उपयुक्त हो सकता है, जबकि एक छोटा कमरा केवल स्पीकर का उपयोग कर सकता है। वीडियो प्लेबैक उपकरणों में मॉनिटर, प्रोजेक्टर और टेलीविज़न शामिल हैं। सामान्य डेस्कटॉप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर में, एक मॉनिटर पर्याप्त होता है; हालाँकि, बड़ी बैठकों के लिए, स्पष्ट छवियाँ सुनिश्चित करने के लिए प्रोजेक्टर या टीवी अधिक उपयुक्त है।
